Biên bản điều chỉnh hóa đơn được thực hiện khi hóa đơn đã lập và kê khai thuế mà phát hiện ra sai sót trên hóa đơn. Ví dụ như doanh nghiệp vận tải hành khách sử dụng hóa đơn điện tử xe khách đã thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng, hóa đơn đã lập và kê khai thuế thì phát hiện ra sai sót, lúc này kế toán doanh nghiệp cần phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Vậy, khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn doanh nghiệp cần phải chú ý những gì? Cùng tìm hiểu dưới bài viết dưới đây.
Người bán khi lập Biên bản điều chỉnh (BBĐC) hoá đơn cần chú ý:
– Thứ nhất, ngày trên biên bản điều chỉnh hóa đơn và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải cùng ngày. Đây là quy định bắt buộc, do vậy, các doanh nghiệp cần phải chú ý để việc triển khai thực hiện được đúng theo quy định của pháp luật.
– Thứ hai, nội dung trên biên bản điều chỉnh hóa đơn phải thể hiện rõ: Điều chỉnh hóa đơn số… ngày tháng lập, ký hiệu …. xuất hóa đơn điều chỉnh số ….ngày tháng… ký hiệu … Nội dung điều chỉnh.
– Thứ ba, khi phát hiện hóa đơn viết sai đã kê khai thuế, ngoài việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai thì doanh nghiệp còn phải lập hóa đơn điều chỉnh. Biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, do vậy, các doanh nghiệp cần tránh nhầm lẫn.
– Thứ tư, đối với hóa đơn điện tử thì biên bản điều chỉnh hóa đơn cho hoá đơn điện tử sẽ được bên bán và bên mua ký điện tử và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Nếu trong trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua tiến hành lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ những sai sót và phải có chữ ký của người bán và người mua. (Theo hướng dẫn của Tổng cục thuế tại Công văn 3441/TCT-CS ngày 28/9/2019)
– Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lưu ý theo Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về Điều chỉnh hoá đơn bao gồm cả Hoá đơn điện tử thì với các trường hợp hóa đơn đã lập sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Ngoài ra, một trong những lưu ý vô cùng quan trọng khác mà kế toán mỗi doanh nghiệp cần phải hết sức lưu ý đó chính là việc phân biệt trường hợp cần hủy và trường hợp cần lập biên bản hóa đơn.
-Thứ nhất: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được dùng khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế
– Biên bản hủy hóa đơn điện tử được dùng khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Như vậy, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn không hề khó, tuy nhiên, kế toán doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định để có thể triển khai thực hiện một cách tốt nhất, tránh trường hợp vi phạm phải chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp lý.
Tại sao cần phải nộp thuế điện tử?
Vướng mắc lớn nhất của DN: Lực chọn phần mềm HĐĐT tốt nhất
Qua bài viết này, hy vọng không chỉ cung cấp những thông tin hữu ích nhất về các lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cho các doanh nghiệp mà còn cung cấp những kiến thức về việc phân biệt trường hợp sử dụng biên bản hủy hóa đơn và trường hợp sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn.