Khi chuyển từ sử dụng hóa đơn giấy sang sử dụng hóa đơn điện tử, ban đầu, các doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp sẽ khó tránh khỏi những bỡ ngỡ, dẫn tới vi phạm một số lỗi không đáng có. Ví dụ như hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử không nắm rõ các nguyên tắc chuyển đổi… Chính vì vậy để đảm bảo việc chuyển đổi hình thức sử dụng hóa đơn được tốt nhất trong bài viết này sẽ thống kê một số lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và mức phạt cụ thể đối với từng hành vi vi phạm.
Lỗi thứ nhất là việc doanh nghiệp tự in hóa đơn, tự khởi tạo hóa đơn điện tử không đủ một trong các nội dung bắt buộc như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số hóa đơn sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng. Căn cứ theo Điểm a khoản 1 Điều 6 Thông tư 10/2014/TT-BTC.
Lỗi thứ hai là việc doanh nghiệp hợp tự in hóa đơn, khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đúng các nội dung quy định bắt buộc như trên nhưng thiếu hoặc sai các nội dung khác (trừ các trường hợp hóa đơn không nhất thiết phải có đủ các nội dung theo hướng dẫn của Bộ Tài chính). Khi vi phạm lỗi này thì tùy theo mức độ nặng nhẹ của hành vi mà sẽ có các hướng giải quyết khác nhau, cụ thể như sau:
– Phạt cảnh cáo nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn đã được khắc phục và vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không ảnh hưởng đến số thuế phải nộp;
– Phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt là 2.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn không được khắc phục nhưng đảm bảo phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
– Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng nếu nội dung thiếu hoặc sai trên hóa đơn ảnh hưởng đến số thuế phải nộp.
Thứ ba là trường hợp doanh nghiệp tự in hóa đơn hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử khi không đủ các điều kiện quy định hoặc Cung cấp phần mềm tự in hóa đơn không đảm bảo nguyên tắc theo quy định hoặc hóa đơn khi in ra không đáp ứng đủ nội dung quy định sẽ bị phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Thứ tư hành vi tự in hóa đơn giả (trừ trường hợp do lỗi khách quan của phần mềm tự in hóa đơn) và hành vi khởi tạo hóa đơn điện tử giả sẽ bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
Bên cạnh bị xử phạt hành chính thì tất cả các trường hợp vi phạm trên đều buộc phải hủy các hóa đơn được in hoặc khởi tạo không đúng quy định.
Cách kê khai hóa đơn điện tử như thế nào là đúng quy định?
Nhà thầu nước ngoài tính thuế nhà thầu như thế nào?
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không đúng theo quy định của pháp luật đều bị coi là hành vi phạm pháp và chịu sự xử lý nghiêm minh theo pháp luật. Do đó, để tránh bị xử phạt ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thì các doanh nghiệp cần phải nghiêm chỉnh thực hiện đúng theo quy định.
Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, các doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng, đã được Tổng cục Thuế rà soát và cập nhật thường xuyên trên website của Tổng cục Thuế để có thể phối hợp triển khai thực hiện được tốt nhất.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được các nội dung quan trọng về các lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử cùng với đó là các mức phạt tương ứng với từng hành vi này.