Hạn chót đăng ký hóa đơn điện tử đang gần kề. Giữa hàng trăm, hàng nghìn phần mềm hóa đơn điện tử xuất hiện hiện nay trên thị trường, các doanh nghiệp không khỏi băn khoăn vì không biết đâu là phần mềm thích hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Bài viết này sẽ chỉ ra một số tiêu chí đánh giá để người đọc ưu tiên chọn lựa.
Phải có giá trị pháp lý
Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn điều chỉnh Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2018. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn loại hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp (có giá trị pháp lý). Và tiêu chí đó đã được ghi rõ tại Khoản 3, Điều 3 32/2011/TT-BTC về điều kiện hóa đơn điện tử.
Đảm bảo tính ổn định, chất lượng
Tính ổn định và chất lượng của phần mềm được thể hiện qua quá trình vận hành và chạy chương trình, không phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng cũng như được hưởng các chế độ bảo hành của nhà cung cấp.
Đảm bảo tiêu chí về lợi ích chung
Các tiêu chí về lợi ích chung của phần mềm hóa đơn điện tử được thể hiện qua:
Tính tiết kiệm: Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn;
Tính an toàn: Không xảy ra cháy, hỏng, mất hóa đơn. Tăng độ tin cậy cho hóa đơn của doanh nghiệp;
Tính nhanh chóng: Người mua tức thời nhận được hóa đơn, rút ngắn thời gian thu nợ;
Tính bảo vệ môi trường: Giảm bớt việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Đảm bảo các tiêu chuẩn về công nghệ, chứng chỉ về độ an toàn bảo mật
Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử được ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại, đảm bảo tính an toàn, bảo mật tuyệt đối thì doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng. Bởi:
Khả năng chia sẻ thông tin dữ liệu minh bạch theo thời gian thực, tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo mật cao;
Yên tâm tuyệt đối về tính an toàn, bảo mật của hóa đơn, không còn lo sợ tình trạng hóa đơn giả, mất cắp hóa đơn…
Do vậy khi lựa chọn phần mềm phải đảm bảo phần mềm đó có thể giúp doanh nghiệp lưu trữ an toàn, bảo mật, chống giả mạo,.. số lượng hóa đơn lớn. Và dễ dàng tìm kiếm chỉ bằng vài click chuột.
Phải dễ dàng sử dụng
Đây là tiêu chí thường bị các doanh nghiệp dễ dàng bỏ qua khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phát huy tối đa tính hiệu quả của phần mềm. Cần đảm bảo phần mềm đó không quá cồng kềnh, dễ dàng sử dụng và có tích hợp với các phần mềm như: Kế toán, Bán hàng, Quản trị doanh nghiệp để dễ dàng xuất hóa đơn và hạch toán doanh thu.
Những tiêu chí mà người viết đã đề cập không chỉ là phù hợp với mục tiêu chung mà còn mang lại hiệu quả tốt nhất cho người dùng. Hãy là doanh nghiệp thông minh trong việc lựa chọn loại phần mềm tốt nhất.
https://smartpowered.org/thu-tuc-dieu-chinh-hoa-don-dien-tu-theo-quy-dinh/